Налоговая запрашивает документы: как ответить, чтобы не оштрафовали
Налогоплательщик, получивший от налоговой требование о представлении документов или информации, обязан оперативно подготовить запрашиваемые сведения, правильно их оформить и передать. Если проигнорировать или опоздать, возможны существенные штрафы.
В каких случаях налоговые органы вправе истребовать документы, как их направлять и что делать, если у вас нет этих документов или вы не успеваете их вовремя подготовить, расскажем в статье.
В каких случаях ИФНС может затребовать документы
Вы представляете документы по требованию инспекции при проведении проверки в отношении вас или контрагента. Также она может потребовать документы о лице, которое не является вашим контрагентом, если сочтет, что вы обладаете сведениями о нем. Вне рамок проверок инспекция может запросить информацию о конкретной сделке.
Какие документы нужно представить при камеральной проверке
В рамках камеральной проверки вашей отчетности нужно представлять по требованию налогового органа:
-
документы, которые подаются вместе с отчетностью. Например, при проверке декларации по налогу на имущество, в которой отражен зачет уплаченного за рубежом налога, следует подать документ об уплате налога за пределами РФ (ст. 386.1 НК РФ);
-
документы (пояснения), подтверждающие право на льготу, заявленную в отчетности (п. 6 ст. 88 НК РФ);
-
счета-фактуры, другие документы, подтверждающие вычеты, если вы подали декларацию по НДС с суммой налога к возмещению.
-
счета-фактуры, первичные и иные документы по операциям, сведения о которых расходятся в декларациях по НДС у вас и контрагента. Такие документы могут истребовать, если выявлено занижение налога к уплате или завышение возмещения;
-
документы, подтверждающие пониженные тарифы страховых взносов или необлагаемые выплаты;
-
документы, подтверждающие уменьшение налога к уплате (увеличение суммы возмещения) по уточненной декларации, которая подана через два года и более после окончания срока подачи отчетности;
-
документы, подтверждающие региональный инвестиционный вычет;
-
документы, которые затребованы в иных случаях, предусмотренных в ст. 88 НК РФ.
При камеральной проверке контрагента от вас потребуется представлять документы или информацию о его деятельности (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
Пример:
Инспекция проводит проверку уточненной декларации по налогу на прибыль, которую подал контрагент. В декларации сумма налога к уплате уменьшена по сравнению с рассчитанной ранее в первичной декларации. По документам контрагента разница возникла за счет расходов на приобретение товаров, которые не были учтены своевременно. В качестве продавца товаров указаны вы, поэтому инспекция может направить вам требование о представлении документов по сделке.
При камеральной проверке лица, которое не является вашим контрагентом, вы также должны по требованию налогового органа представлять документы или информацию о деятельности этого лица, если располагаете ими (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
Пример.
Налоговый орган может прислать требование о представлении информации о деятельности вашего бывшего контрагента.
Какие документы нужно представить при выездной проверке
Если выездная проверка проводится в отношении вас, по требованию инспекции необходимо представлять регистры бухгалтерского и налогового учета, первичные документы, договоры, счета-фактуры и т.д.
На истребование документов при выездной проверке есть ограничения, например (п. 1.4 Рекомендаций, направленных Письмом ФНС России от 26.06.2023 N СД-4-2/8096@):
-
документы должны непосредственно относиться к тем налогам (взносам) и периодам, которые проверяются;
-
истребованы могут быть только регистры бухгалтерского и налогового учета, которые вы обязаны вести в том числе в соответствии с учетной политикой.
В ходе проверки у вас могут также запросить пояснительные записки по расхождениям, выявленным за проверяемый период. Данные документы не являются первичными, но это не означает, что требование инспекции незаконно. Такие сведения необходимы для проведения налоговой проверки, и их истребование соответствует ст. 93 НК РФ (Постановление Верховного Суда РФ от 06.09.2021 N 5-АД21-70-К2).
Если выездная проверка проводится в отношении контрагента, по требованию инспекции необходимо представлять документы или информацию о его деятельности (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
Пример.
Налоговый орган проводит выездную проверку по налогу на прибыль вашего контрагента. Инспекция может направить вам требование о представлении документов (договоров, первичных документов, счетов-фактур) по сделке, совершенной вами и проверяемой организацией.
Важно! ФНС России разъяснила, что документы можно истребовать не только у первого контрагента проверяемого налогоплательщика, но и у контрагентов следующего звена.
В такой ситуации налоговый орган должен отразить в требовании о представлении документов цепочку контрагентов. Если этих сведений нет и невозможно установить связь истребуемых документов с проверяемым налогоплательщиком, требование может быть признано не соответствующим закону.
Письмо ФНС России от 10.01.2025 N БВ-4-7/58@
Если проводится выездная проверка лица, которое вашим контрагентом не является, по требованию инспекции необходимо представлять документы (информацию) о его деятельности, если вы располагаете ими (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
Пример.
Проверяя реальность сделки купли-продажи, налоговый орган может затребовать информацию о сделке у перевозчика, услугами которого обычно пользуются поставщик и покупатель.
Какие документы нужно представить по требованию инспекции вне рамок налоговых проверок
Вне рамок проведения налоговых проверок вы должны по требованию инспекции представлять документы и информацию в следующих случаях:
1) истребованы документы (информация) о конкретной сделке:
-
стороной которой вы являетесь;
-
стороной которой вы не являетесь, но располагаете документами или информацией о ней.
Пример.
Инспекция может прислать требование представить документы о приобретении товаров у конкретного поставщика в течение определенного периода.
Налоговый орган вправе истребовать документы по нескольким сделкам.
В требовании, выставленном вне рамок проверок, реквизиты документов могут не указываться (п. 3.2 Определения КС РФ от 07.04.2022 N 821-О, Определение ВС РФ от 26.10.2017 N 302-КГ17-15714, Письмо УФНС России по г. Москве от 01.04.2020 N 15-19/063226@).
В этом случае представьте все документы по сделке (сделкам), в отношении которой выставлено требование (Письмо Минфина России от 15.10.2018 N 03-02-07/1/73833);
2) инспекция приняла решение о взыскании задолженности на сумму свыше 1 млн руб., но оно не было исполнено в течение 10 дней с даты принятия (п. 2.1 ст. 93.1 НК РФ).
В таком случае инспекция может истребовать у должника документы (информацию) о его имуществе, имущественных правах и обязательствах по Перечню, утвержденному Приказом ФНС России от 10.02.2020 N ЕД-7-8/85@.
Какие документы нужно представить по требованию инспекции при налоговом мониторинге и встречных проверках
По требованию налогового органа нужно представлять документы или информацию:
-
о деятельности лица, в отношении которого проводится камеральная, выездная проверка, дополнительные мероприятия налогового контроля или налоговый мониторинг. Это может быть как контрагент, так и иное лицо, сведениями о котором вы располагаете;
-
конкретной сделке, если информация о ней потребовалась инспекции вне рамок проверок.
Пример.
Инспекция может потребовать представить документы о сделке, в рамках которой одна организация произвела ремонт здания, принадлежащего другой организации.
Срок представления истребуемых документов при камеральной или выездной проверке - 10 рабочих дней после получения требования (ст. 93 НК РФ).
Срок представления документов при встречной проверке - 5 рабочих дней, если в требовании есть ссылка на п. 1 ст. 93.1 НК РФ, и 10 рабочих дней, если в требовании ссылка на п. 2 ст. 93.1 НК РФ (ст. 93.1 НК РФ).
Документы представьте в виде заверенных руководителем копий с сопроводительным письмом и описью, а при отправке по ТКС - в виде сканов (Требования ФНС, Письмо ФНС от 03.04.2018 N ЕД-4-15/6280@).
Как подтвердить передачу документов
Желательно, чтобы факт передачи документов в инспекцию был подтвержден. Это позволит избежать штрафа, если по какой-то причине налоговый орган не зафиксирует, что вы исполнили требование. Подтверждение также понадобится, если документы будут истребованы повторно.
Подтвердить передачу документов можно:
-
отметкой инспекции на копии сопроводительного письма или двусторонним актом приема-передачи с подписью работника инспекции, принявшего документы;
-
квитанцией об отправке ценного письма, описью вложения (с отметкой почты) и уведомлением о вручении;
-
квитанцией о приеме документов в электронном виде по ТКС.
При подаче в налоговый орган документов в бумажном виде в сопроводительном письме укажите дату и номер требования, по которому представляете документы, а также опись передаваемых документов и общее количество их листов. Опись приведите в самом письме либо оформите отдельным документом и приложите к нему, о чем укажите в тексте письма (п. 6 Приложения N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@).
При подаче документов в электронном виде дождитесь квитанции о приеме документов, которую инспекция направит через оператора электронного документооборота. Если вместо нее будет прислано уведомление об отказе в приеме, устраните указанные в нем ошибки и направьте документы повторно (п. п. 16, 18, 19 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@).
Если вы не получили квитанцию о приеме документов, представьте их в бумажной форме (п. 20 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@). Предварительно рекомендуем уточнить в инспекции, поступили ли документы.
Что делать, если не успеваете или не имеете возможности представить запрошенные документы (информацию)
Подайте уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов или информации, если:
-
не успеваете представить их в срок по объективным причинам, но готовы сделать это позже (например, не хватает времени, чтобы снять копии с большого объема документов, главный бухгалтер в отпуске или болеет);
-
не можете их представить ни в срок по требованию (запросу), ни позднее (например, оригиналы документов утрачены или изъяты правоохранительным органом);
-
ранее уже представляли их в налоговый орган, поэтому повторно можете эти же документы не представлять.
Во всех этих случаях заполните и своевременно подайте уведомление по форме КНД 1125045, которая утверждена Приказом ФНС России от 21.02.2024 N СД-7-2/148@.
Какая ответственность предусмотрена за непредставление документов по требованию инспекции
Штраф за непредставление (несвоевременное представление) документов составляет:
- 200 руб. за каждый неподанный документ - если сведения, которые в нем содержатся, нужны инспекции для налогового контроля в отношении вас.
Например, штраф за непредставление документов, истребованных при налоговой проверке вашей деятельности, - 200 руб. за каждый неподанный документ;
- 10 000 руб. за непредставление документов - если сведения, которые в них содержатся, нужны инспекции для налогового контроля в отношении вашего контрагента или иного лица либо запрашиваются относительно конкретной сделки вне рамок налоговой проверки.
Например, размер штрафа за непредставление документов по встречной проверке (о деятельности вашего контрагента или иного лица, в отношении которого проводится проверка) - 10 000 руб.
Штраф за непредставление информации, истребованной налоговым органом, составляет 5 000 руб., а при повторном нарушении в течение года - 20 000 руб. Например, это может быть информация о контрагенте, о конкретной сделке.
Налоговый орган может применить два штрафа одновременно, если вы не представили по его требованию и документы, и информацию. В такой ситуации вам грозит штраф по соответствующим пунктам обеих статей: ст. 126 и ст. 129.1 НК РФ.
Помимо перечисленных штрафов за непредставление документов и информации на должностное лицо организации может быть наложен штраф в размере 300 - 500 руб.
Разобраться в подробностях помогут фирменные материалы КонсультантПлюс:
Образцы заполнения:
