Использование личного автомобиля работника в служебных целях: оформление и налоги
Как можно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях и каковы налоговые последствия для организации, разберемся в статье.
Использование личного автомобиля работника, в том числе директора, в служебных целях можно оформить следующими способами:
-
заключение договора аренды автомобиля;
-
заключение договора безвозмездного пользования автомобилем;
-
заключение дополнительного соглашения к трудовому договору об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Использование иного личного имущества работника в служебных целях оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, а в отношении дистанционных работников соответствующие положения также могут указываться в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре.
Договор аренды автомобиля
Между организацией и работником может быть заключен договор аренды личного автомобиля с экипажем или без экипажа.
Для документального подтверждения трат в виде арендной платы помимо договора понадобится еще и акт приемки-передачи ТС. А для подтверждения платы за управление и техническую эксплуатацию автомобиля — акт или иной документ, подтверждающий оказание услуг.
Налог на прибыль. Стоимость аренды автомобиля учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Там же при заключении договора аренды с экипажем учитывайте и плату за управление ТС и его техническую эксплуатацию.
Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (расходы на ГСМ, мойку, шиномонтаж), учитывайте в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, или в качестве материальных, только если эти затраты возложены на организацию договором.
Затраты на техобслуживание учитывайте в налоговых расходах, только если арендуете автомобиль по договору аренды без экипажа.
НДФЛ. С доходов работника в виде арендной платы НДФЛ должен быть начислен, удержан и перечислен в бюджет.
То же самое касается и платы за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если заключен договор аренды с экипажем. НДФЛ удерживайте со всей суммы платежа по договору.
Страховые взносы. При аренде автомобиля без экипажа страховые взносы начислять не надо, так как плата за право пользования имуществом объектом обложения не является.
При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только на вознаграждение за оказание услуг по договору аренды.
См. дополнительно:
- Готовое решение: Как в учете арендатора отражать операции по договору аренды автомобиля, заключенному с юридическим или физическим лицом (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}
- Форма: Договор аренды транспортного средства без экипажа (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
-
заявление работника;
-
копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
-
документы, подтверждающие расходы на ГСМ.
Налог на прибыль.
Компенсация за легковой автомобиль учитывается в составе прочих расходов, связанным с производством и реализацией, в пределах следующих норм:
-
2 400 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше*;
-
3 000 руб. - с двигателем больше 2 000 куб. см.
--------------------------------------
*Нормативы компенсации увеличены в два раза с 1 января 2024, см. Постановление Правительства РФ от 03.04.2024 N 417
Обращаем внимание, что платить сотруднику возмещение в сумме, большей указанных нормативов, никто не запрещает, просто «все что сверху» учесть в налоговых расходах не получится.
В указанные нормативы уже заложена и стоимость затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Она не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам.
НДФЛ. Все виды законодательно установленных компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ. Это означает, что платить налог с суммы компенсации, определенной соглашением об использовании авто, не надо.
Страховые взносы. Сумма компенсации, прописанная в соглашении, страховыми взносами также не облагается, ввиду того, что это компенсационные выплаты.
См. дополнительно:
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно и договором безвозмездного пользования (договором ссуды). По этому договору работник передает вещь (в данном случае автомобиль) в безвозмездное временное пользование работодателю, который обязуется вернуть эту вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.
Налог на прибыль. В данном случае у работодателя образуется доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом. Он включается в состав внереализационных доходов в размере, определенном исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества. Стоимость самого имущества, полученного в пользование, в доход не включается.
Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля можно учесть при налогообложении прибыли. Расходы учитываются в том же порядке, как и при заключении договора аренды.
НДФЛ. При передаче автомобиля по договору безвозмездного пользования у работника не возникает налоговой базы по НДФЛ, так как работодатель ему при этом ничего не платит.
Страховые взносы. При получении автомобиля в безвозмездное пользование страховые взносы начислять не надо по той же причине, почему и не нужно платить НДФЛ.
См. дополнительно:
Как наиболее выгодно оформить правоотношения по использованию в служебных целях автомобиля работника?
Эксперты считают, что:
-
в отношении личного автомобиля работника с точки зрения расходов более эффективным является заключение договора безвозмездного пользования;
-
выгодным вариантом с точки зрения налога на прибыль является заключение между работником и организацией договора аренды автомобиля без экипажа;
- наиболее выгодным вариантом использования личного имущества дистанционного работника в целях налога на прибыль может оказаться использование личного имущества с возмещением документально подтвержденных расходов.
См. дополнительно: