Отчет ЕФС-1 заполняем правильно и сдаем в срок

С 2023 года произошло объединение ПФР и ФСС - теперь за работу со страхователями и застрахованными лицами отвечает Социальный фонд России (СФР). Изменился размер и порядок уплаты страховых взносов. Как следствие изменилась и отчетность – появилась едина форма ЕФС-1. Ее полное название "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)".

Из чего состоит ЕФС-1

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п "Об утверждении единой формы…»

Отчет состоит из титульного листа и 2 разделов с подразделами.

• Форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 (вместо СЗВ-ТД) сдают при кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод и т.д.);
• Раздел 2 (аналог 4-ФСС) сдаем раз в квартал до 25 числа первого месяца следующего квартала;
• Подраздел 1.2 (замена СЗВ-СТАЖ) сдается раз в год. Впервые будем сдавать его до 25 января 2024 года за 2023 год. В этом году в срок до 1 марта сдаем еще СЗВ-СТАЖ по прошлогодней форме.

Титульный лист заполняется одинаково и сдается всегда.

Отчет подаем в новый фонд СФР (в территориальные органы по месту регистрации страхователей) в электронном виде. В бумажном виде сдать его в СФР вправе организации, число застрахованных работников в которых не более 10 человек. (Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ (ред. от 28.12.2022) "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования").

ЕФС-1 при кадровых изменениях

В случае кадровых изменений в СФР предоставляют титульный лист ЕФС-1 и подраздел 1.1, который заполняют на каждого работника, включая совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам. На самозанятых отчет не заполняют.

Срок сдачи подраздела 1.1:

• при приеме на работу - следующий рабочий день после оформления трудового договора;
• при увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора - следующий рабочий день после издания приказа;
• при заключении и прекращении ГПД - следующий рабочий день после заключения или прекращения договора;
• при переводе и переходе на электронную трудовую книжку - 25-е число следующего месяца.

Код выполняемой функции в отчете – это четырехзначный код и контрольное число профессии работника по ОКЗ ("ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий")

При увольнении в столбце в отчете указываем причину увольнения и соответствующий код из классификатора, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п

При переводе на другую должность или в другое подразделение, при переименовании должности в графе 3 Подраздела 1.1 указывайте "ПЕРЕВОД".

При реорганизации, включая присоединение, подраздел 1.1 формы заполняется так же, как и при переименовании организации.

Корректировка ЕФС-1

При обнаружении ошибок в сведениях в форме ЕФС-1 подайте корректировку.

В уточненную ЕФС-1 включают титульный лист и тот раздел, сведения в которых требуют исправлений. Признак того, что это корректирующий отчет, для каждого раздела свой:

• в сведениях о трудовой деятельности это «Признак отмены», имеющий отметку «Х»;
• в сведениях о стаже — тип формы «Корректирующая» или «Отменяющая» с отметкой «Х» и заполненным полем «Корректируемый (отменяемый) период»;
• в сведениях по взносам на травматизм — номер корректировки.

Ежеквартальная ЕФС-1

Раздел 2 формы все организации сдают ежеквартально до 25 числа первого месяца следующего квартала.

В нем приводят сведения по всем работникам. Обязательными являются подразделы 2.1 и 2.3 Если в отчетном периоде начислений работникам не было, сдаем нулевой раздел 2.

В подразделе 2.3 все данные указывают по состоянию на 01.01.2023, спецоценку и медосмотр, проведенные в 2023 г., не отражают.

Ответственность

За несвоевременное представление формы ЕФС-1 штраф составит:

• 500 руб. за каждое застрахованное лицо - если не поданы вовремя сведения персонифицированного учета (за исключением сведений о трудовой деятельности (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (ред. от 28.12.2022) "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования");
• 5% суммы взносов к уплате за последние три месяца отчетного периода, за каждый месяц просрочки - если не поданы вовремя сведения о взносах на травматизм. Штраф не может быть меньше 1 000 руб. и не должен превышать 30% суммы взносов.

Непредставление в срок сведений в органы СФР может повлечь административный штраф на должностное лицо в размере от 300 до 500 руб.

Штраф за несоблюдение порядка представления сведений по форме ЕФС-1 в форме электронных документов составит 1 000 руб. (ст.17 Закона N 27-ФЗ).