Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов: что сделать бухгалтеру

Бухгалтерские документы: что изменилось

Росархив увеличил сроки хранения:

• счетов-фактур – с 4 до 5 лет (п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, далее – Перечень);
• документов о получении зарплаты – с 5 до6 лет (п. 295 Перечня).

Уменьшился срок хранения реестра сведений о доходах физических лиц с 75 до 5 лет (п. 313 Перечня).

Закреплено положение о хранении 5 лет справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов и о состоянии расчетов с бюджетом (п.  305 Перечня).

Образцы подписей материально ответственных лиц теперь хранят в течение 5 лет после смены материально ответственного лица (п. 281 Перечня).

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним – 5 лет (п. 277 Перечня). В этот пункт Приказом внесено уточнение: если есть споры или разногласия, документы нельзя уничтожать до окончания решения по делу.

Кадровые документы: что изменилось

Дольше придется хранить:

• графики отпусков (п. 453 Перечня) – 3 года (вместо 1 года);
• базы данных отпусков работников (подп.  «ж» п. 463 Перечня) – 5 лет (вместо 3 лет).

Уменьшились сроки хранения кадровых документов:

• о дисциплинарных взысканиях в отношении работников (подп. «д» п. 434 Перечня) – 3 года (вместо 5 лет);
• заявки о потребности в привлечении иностранных работников (п. 377 Перечня) – 1 год (вместо 5 лет);
• о состоянии и мерах по улучшению охраны труда (п. 409 Перечня) – 5 лет, а не постоянно;
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 Перечня) – 45 лет, а не постоянно.

Ответственность

За отсутствие первичных документов, счетов-фактур и налоговых регистров организацию оштрафуют по ст. 120 Налогового кодекса РФ на сумму от 10 000 до 30 000 руб. Более того, если налогоплательщик не сможет подтвердить обоснованность расходов и хозяйственные операции, ему могут доначислить налоги и отменить вычеты.

Что сделать бухгалтеру

Законодательно определены только общие рекомендации по хранения документов. Организации своими распорядительными документами регламентируют, где и как они хранят свои архивы, кто ответственный и каким образом документы из архива выдаются.

Документы с истекшим сроком следует уничтожить. Для этого составляется акт, в котором указывают название и количество дел с документами. Подписывает акт комиссия, состав которой генеральный директор утверждает приказом.

Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 286 – это повод для бухгалтеров проверить, правильно ли хранятся бухгалтерские, кадровые и распорядительные документы, может ли нужный документ быть оперативно предоставлен по запросу проверяющих органов.